マイナンバーを取り扱うルールを決めましょう！
【事務の範囲と担当者の明確化】マイナンバーを適正に取り扱うため、自社で取り扱うマイナンバー事務の範囲を明確にするとともに、
それらの事務に従事する担当者についても明確にする必要があります。
例えば事務処理は本社で一括している場合、支店の従業員のマイナンバー取得方法はどうすればいいでしょうか。
漏えいリスクの観点から考えると、取り扱う従業員はできるだけ少ないほうがいいでしょう。
ということで本店の担当者が直接収集することにした場合、支店（従業員数）が多いと手間がかかって大変です。
では、いったん支店の従業員に収集してもらって、まとめて本社に送付してもらう･･･？
このやり方だと、すべての支店が安全管理措置を講じる必要が生じてしまいますよね。
「これが正解！」というやり方はありませんので、各企業の状況にあわせて決めていただければいいのですが、
前述したように、「だれが取り扱うのか？」というところはきっちりと決めてくださいね。
【取扱規程等の作成】
マイナンバーを適正に取り扱うために、組織としての基本方針を策定するとともに、
上記で明確化した事務において、具体的な取り扱いを定める取扱規程を作成しなければいけません。
漏えいを防止するための安全管理措置が必須です！
マイナンバーの漏えいを防止するため、事業主の皆様は以下の４つの安全管理措置を講じなければいけません。
中小事業主については実務の負担増を配慮した軽減措置が設けられていますが、
漏えいしたときの社会的ダメージを考えると、出来る限りの安全管理措置を講じておくべきでしょう。
一方で、少人数の企業や入退社がほとんどないという場合には、必要になる都度収集するほうが良いかもしれません。
社内にマイナンバーを保管しなければ、物理的安全管理措置を考えなくてもいいということですし、
保管するとしても、パソコンを使わず紙で保管するのであれば技術的安全管理措置を講じる必要はなくなりますから。
当事務所では、御社の状況をおうかがいしたうえで、最も適した方法をご提案いたします。
従業員に対する周知・研修
今年の10月に届くマイナンバーは、原則として住民票の住所地※に簡易書留で届きます。単身赴任の従業員やアルバイトの学生など、住所地と実際に住んでいるところが異なる従業員については、
10月以降間違いなく受け取るようにと、周知しておきましょう。
※ＤＶ被害者や長期入院中の方などは、事前登録することで住所地以外での受け取りが可能になります。
⇒ 詳しくはこちらをご参照ください。
この先、「マイナンバーの数字であなたの運勢を占うマイナンバー占い！」や、
「マイナンバーを入力すると○○をプレゼント！」という懸賞サイトができる可能性もありますが、
マイナンバーは基本的には一生利用するものだから、漏えいの危険性を考え大切に保管しておくこと
といった社員教育も行っておいたほうが良いでしょうね。。。
労務トラブルから会社を守る
