負担軽減のために、事務を外注するのはありですが･･･
マイナンバーを利用する事務の手続きを、従来どおり社会保険労務士に委託することはできます。事業主の皆様の負担軽減を図る手段として、事務の外部委託は積極的にお勧めしますが･･･
ここでひとつご注意ください！
事務処理を委託したからといって、「後は向こうに任せときゃいいね。」というわけにはいきません。
なぜなら、『社労士や税理士などの委託先が安全管理措置を講じているかどうか』について、
マイナンバー法では、委託者である皆様の側に監督義務が課せられているからです。
最悪の場合、委託先が起こした漏えい事故について、委託した皆様が法違反に問われる可能性もあります。
マイナンバー事務に対応できる社労士の選び方
【委託先の安全管理体制をチェック】事業主の皆様からの委託を受けて業務を行なう社労士は、その規模に関わりなく中小規模事業者には該当しません。
たとえ一人で開業している事務所であっても、番号法に基いた適切な安全管理措置が求められています。
ですから、まずはその事務所がどのような安全管理措置を取っているのかを聞いてみましょう。
「スタッフに対する教育は行なっている？」
「盗難や紛失の防止対策はどうするの？」
「火災や漏水事故を想定したバックアップ体制は？」 ･･･
確認すべき事項はたくさんあります。
委託先が適切な措置を講じているかどうか、簡単にチェックできるシートを用意しました。
⇒ こちらからＤＬできます
このようなチェックシートを利用して、委託先が安全かどうか確かめてみて下さい。
委託先の設備や技術水準、従業員に対する教育の状況などを評価してみましょう。
適切な措置を講じていなければ、場合によっては委託先の見直しを考える必要があるかもしれませんね。
【電子申請、クラウド保存に対応しているか？】
前のページで「小規模なら紙で管理する方が簡単」と書きましたが、それはあくまで一般の事業所様に限っての話。
多数の事業所様からマイナンバーを預かる社労士事務所では、預かる件数も膨大になるはずです。
それらのデータを効率的に、しかも安全に取り扱うするためには、電子データによる保存が最善でしょう。
お預りしたマイナンバーを電子データにしたうえで、事務所内のパソコンではなく、
セキュリティー性の高い外部サービスに保存することで、盗難や災害に対するリスクを減らすことが可能です。
これと同じことを紙の台帳で管理しようとすればどうなるでしょうか。
盗難や火災の可能性を考えると、鍵付ロッカー程度ではなく耐火金庫に保管する必要があるでしょうし、
地震などによる消失リスクを考えると、事務所外の別の場所にバックアップを取っておくことも必須でしょう。
（この場合、バックアップ先にも同様の安全管理措置が必要になります。）
このように、紙で保存する方法を取ろうとする事務所には、かなり高いハードルがあるといえるでしょう。。。
安全管理に対する当事務所の主な対応
マイナンバーを含む個人情報を安全に利用・保管するため、当事務所はセキュリティーの高い事務所に移転しました。
組織的・人的安全管理措置については、所属２名とも社労士（しかも夫婦）ですので元より安心ですし
堅牢性の高い事務所に移転することで物理的安全管理措置もＵＰします。
社労士専用ソフトを利用してクラウド上にすることで、技術的安全管理措置にも抜かりはありません。
番号法で要求されている以上のより高度な安全管理措置を講じていきますので、安心してご依頼ください。
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