マイナンバーの運用スケジュールは？
先に述べたように、社会保障と税の手続きの際にマイナンバーが必要となりますが、マイナンバーを記載しなければならない時期は、行政機関により異なっています。
この表を見ていただくと分かるように、最初に必要となるのは雇用保険に関する手続きです。
健康保険・厚生年金保険については、１年遅れの平成29年からとなっています。
また、税務関係書類については平成28年１月１日の属する年分からが対象になりますが、
提出期限は翌年のものが多いため、「実際に書類に記載するのは平成29年」というケースが多いでしょう。
どのタイミングで収集するのか？
書類を作成するときになって、慌ててマイナンバーを収集するのは大変です。（とつぜん退職する従業員もいるかもしれませんし･･･）
なお、従業員から取得するときには、「○○に使うため」というように利用目的を明示しなければいけません。
明示の方法としては、「社内ＬＡＮで連絡」 「就業規則に規定」 「個人ごとに通知」 などが考えられますが、
それぞれの事業所の状況に応じたシンプルで手間のかからない方法をお勧めします。
例えば従業員数人の会社であれば、掲示板に貼り出すとか個人ごとに書類を手渡すのが簡単でしょう。
逆に、複数の支店や従業員が多数いる事業所では、就業規則などで包括的に定めたほうが楽かもしれません。
ひとつご注意いただきたいことがあります。
例えばＡという書類を作成するために収集したマイナンバーは、たとえ従業員本人の同意を得たとしても
他の書類に流用することはできません。
一方で、「ＡとＢとＣと･･･」というように、利用目的を包括的に明示して取得することは許されています。
ということは、自社でマイナンバーを利用するであろう事務をあらかじめリストアップしておいて
それらの内容をすべて含んだ利用目的を明示すれば、収集の手間は一回で済みますよね。
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